Achterstallige betaling bij overheidsopdrachten nader toegelicht

Achterstallige betaling bij overheidsopdrachten nader toegelicht

Op 1 juli 2013 trad het nieuwe Koninklijk Besluit inhoudende de algemene uitvoeringsregels voor overheidsopdrachten (KB AUR van 14 januari 2013) in werking. Dit KB legt onder meer de termijnen vast inzake betaling van de opdracht en legt tevens sancties op ingeval van laattijdige betalingen. Op 9 juni 2014 werd dit nieuwe KB AUR reeds gewijzigd middels reparatie-KB.
In een Omzendbrief van 20 november 2014 wordt toegelicht of, en sinds wanneer, de voorschriften uit het KB of het gewijzigde KB van toepassing zijn. Die nieuwe omzendbrief vervangt de omzendbrief van 12 maart 2009, hoewel deze laatste nog van toepassing is op de “oude” overheidsopdrachten, met name de opdrachten die vóór 1 juli 2013 werden geplaatst.

A. Lex generalis- lex specialis

De algemene regels omtrent betalingsachterstand staan vermeld in de wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties. Een handelstransactie met een overeenkomst zonder datum of termijn van betaling moet volgens die wet worden betaald binnen de 30 kalenderdagen.

Deze algemene regels zijn echter slechts van toepassing op handelstransacties tussen ondernemingen en overheidsinstanties indien de specifieke bepalingen van de regelgeving inzake overheidsopdrachten op het vlak van de algemene uitvoeringsregels - het KB AUR aldus- niet van toepassing zouden zijn.
In de praktijk zijn de specifieke regels van het KB AUR niet van toepassing in slechts twee gevallen (in deze gevallen zijn bijgevolg de algemene regels van toepassing):

1. Op handelstransacties tussen ondernemingen onderling

Opmerking: overheidsbedrijven (bv. Belgacom, Bpost) worden door de Europese wetgever beschouwd als gewone ondernemingen. Opdrachten die uitgaan van die bedrijven vallen aldus onder de algemene regels en niet onder de specifieke regels inzake overheidsopdrachten;

2. Op kleine opdrachten (met een waarde van maximum 8.500 euro excl. BTW) tussen ondernemingen en overheidsinstanties-schuldenaars. Op het vlak van defensie- en veiligheidsopdrachten ligt de drempel op 17.000 euro excl. BTW.

B. Verificatie- en betalingstermijn

Voor de eigenlijke overheidsopdrachten heeft het KB AUR de betalingstermijn uit de oude overheidsopdrachtenregeling (AAV) vervangen door twee afzonderlijke termijnen:

1) Een vaste termijn van 30 kalenderdagen voor het verifiëren van de geleverde prestaties (de zogenaamde “verificatietermijn”). Deze termijn begint in beginsel te lopen:

vanaf de datum van ontvangst van de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de werken, bij werken;

vanaf de datum van de levering, bij leveringen; en

vanaf de datum van beëindiging van de prestaties, bij diensten.

 

2) Een termijn van 30 kalenderdagen voor de betaling van de factuur (de “betalingstermijn”).
Deze termijn begint te lopen vanaf het beëindigen van de verificatie, indien de overheid over alle vereiste documenten beschikt.

 C. Geen verificatietermijn

Hoewel de Omzendbrief erop wijst dat er in beginsel steeds een verificatie moet plaatsvinden, kunnen de opdrachtdocumenten hiervan afwijken en expliciet bepalen dat er geen verificatie zal gebeuren.

In dat geval vangt de betalingstermijn van 30 kalenderdagen aan:

na de datum van ontvangst van de schuldvordering of factuur;

na de datum van ontvangst van de gedetailleerde staat van de werken, na de datum van levering of na de datum van beëindiging van de dienst (als de datum van ontvangst van de schuldvordering of factuur niet vast staat);

na de realisatie van de werken, na de uitvoering van de levering, of na de prestatie van de dienst (als de schuldvordering of factuur ontvangen werd vóór de realisatie van de werken, vóór de levering, of vóór de beëindiging van de dienst).

 

D. Globale verificatie- en betalingstermijn

Het reparatie-KB van 9 juni 2014 heeft het KB AUR aangevuld: sinds 9 juni 2014 moeten de verificatie- en betalingstermijnen globaal bekeken en gerespecteerd worden.

Dat betekent dat er sinds die datum een intrest wegens laattijdige betaling en een vergoeding voor invorderingskosten verschuldigd is indien:

de betaling plaatsvindt buiten de wettelijk voorziene betalingstermijn van 30 kalenderdagen; én

de betaling plaatsvindt buiten de globale betalingstermijn van - in de regel - 60 kalenderdagen (30 dagen verificatietermijn - als die termijn volledig wordt uitgeput - vermeerderd met 30 dagen betalingstermijn).

 

Er stond immers geen sanctie op het overschrijden van de verificatietermijn van 30 kalenderdagen. De overheid wil met deze globaliseringsmaatregel vermijden dat bepaalde autoriteiten ongestraft de verificatie zouden rekken om zo de effectieve betaling te kunnen uitstellen.

E. Verlenging van de verificatie- of betalingstermijn

Het KB AUR verbiedt principieel het invoeren van langere verificatie- of betalingstermijnen. Indien dergelijke bepalingen in de opdrachtdocumenten voorkomen, dan worden deze als onbestaande beschouwd.
Het KB kent slechts één uitzondering - ook de omzendbrief benadrukt expliciet dat dergelijke verlengingen de absolute uitzondering moeten blijven.

Zowel de verificatietermijn als de betalingstermijn kan uitzonderlijk verlengd worden op voorwaarde dat cumulatief aan de volgende voorwaarden is voldaan:

de langere termijn is expliciet ingeschreven in de opdrachtdocumenten;

de verlenging is objectief gerechtvaardigd op grond van de bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht;

de bijzondere aard of eigenschappen worden uitdrukkelijk gemotiveerd in het bestek; en

de verlenging van de verificatietermijn brengt geen kennelijke onbillijkheid met zich mee voor de opdrachtnemer terwijl de verlengde betalingstermijn niet meer dan 60 kalenderdagen bedraagt.

 

F. Intrest, forfait en vergoeding voor invorderingskosten

Bij overschrijding van de betalingstermijn heeft de opdrachtnemer van rechtswege en zonder ingebrekestelling recht op

1) betaling van een verwijlinterest, dit volgens het aantal kalenderdagen overschrijding,
  
én

2) een forfaitaire vergoeding van 40 euro wegens invorderingskosten. Dat de intrest en het forfait van rechtswege verschuldigd zijn, betekent dat de opdrachtnemer géén afzonderlijk verzoek tot betaling moet indienen.

De opdrachtnemer behoudt daarnaast het recht op een redelijke schadeloosstelling voor de hogere invorderingskosten die door de laattijdige betaling zouden zijn ontstaan. De Omzendbrief verwijst bijvoorbeeld naar de kosten voor het inschakelen van een advocaat of incassobureau.

De Omzendbrief verduidelijkt verder dat de interest wordt berekend op het opdrachtbedrag zonder btw.

G. Verwijlintrest

De toepasselijke rentevoet wordt berekend door de Minister van Financiën en wordt bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad en op de federale website '16Procurement'.

De rentevoet bedraagt thans 8,50% op jaarbasis. Onder de vorige regeling kon de rentevoet in uitzonderlijke gevallen worden verminderd in de opdrachtdocumenten. Deze mogelijkheid is nu geschrapt. 

Auteurs:  Yasmine D'Hanis
              Gitte Laenen

Meer info?

Contacteer Gitte Laenen
Advocaat-vennoot
Tel 015/40.49.40 of gitte.laenen@gdena-advocaten.be