Overheidsopdrachten - Voorkom discussies over vertragingsboetes: drie praktische tips voor aanbestedende overheden

Overheidsopdrachten - Voorkom discussies over vertragingsboetes: drie praktische tips voor aanbestedende overheden

5 mei 2017

Vertragingsboetes wegens laattijdige uitvoering van een overheidsopdracht gelden als forfaitaire vergoeding voor de (al dan niet) opgelopen schade. Ze zijn in principe opeisbaar bij het louter overschrijden van de uitvoeringstermijn en dit zonder opstelling van een proces-verbaal.
Toch blijken er net met betrekking tot die opeisbaarheid hoe langer hoe meer discussies te rijzen. Onder het motto 'voorkomen is beter dan genezen' geven wij u daarom graag volgende praktijktips mee:

1. Neem de lopende uitvoeringstermijn op in ieder werfverslag

Wanneer het bestuur enigszins het vermoeden heeft dat een tijdige oplevering onhaalbaar wordt, kan ze best zo veel mogelijk schriftelijke bewijzen verzamelen die dit standpunt ondersteunen. We denken hierbij onder andere aan werfverslagen.
Evenwel liggen de meeste problemen die een tijdige uitvoering van de werken in gedrang brengen steevast al enige tijd te sudderen. Neem daarom de uitvoeringstermijn zoals bepaald in de opdrachtdocumenten, de toegestane termijnsverlenging(en) en het aantal dagen weerverlet op in elk werfverslag. Op basis daarvan kan dan uiteraard best ook de voorziene einddatum opgenomen worden.

2. Toch een proces-verbaal van ingebrekestelling bij dreigende overschrijding

Indien blijkt dat de voorziene uitvoeringstermijn wellicht niet langer haalbaar is, gelet op een onvoldoende voortgang  van de werf, is het aangeraden om proactief te handelen en een proces-verbaal van ingebrekestelling op te stellen. Die mogelijkheid is specifiek opgenomen in de overheidsopdrachtenreglementering. In dit proces-verbaal dient er op aangedrongen te worden dat de opdrachtnemer alle nodige inspanningen dient te leveren opdat het project alsnog binnen de voorziene termijn voltooid kan worden. Wijs de opdrachtnemer eveneens op een dreigende vertragingsboete en maak voorbehoud voor het treffen van ambtshalve maatregelen.
Navolgend wordt ook best een proces-verbaal van ingebrekestelling opgesteld op het moment dat de uitvoeringstermijn effectief overschreden wordt.

3. De overschrijding opnemen in het proces-verbaal van voorlopige oplevering  

Vanaf de voorlopige oplevering kunnen geen vertragingsboetes meer verschuldigd zijn. Middels de datum van de voorlopige oplevering kan dan ook de vertragingsboete berekend worden.
Het verdient aanbeveling om in het proces-verbaal van voorlopige oplevering het exacte aantal dagen vertraging op te nemen en om een voorbehoud te maken voor het opeisen van een vertragingsboete.

Auteurs: Matthias Vandyck en Roel Van Eetvelt

Wordt u bij de uitvoering van een overheidsopdracht geconfronteerd met discussies omtrent een (dreigende) termijnoverschrijding of wenst u meer info?

 

Contacteer Gitte Laenen
Advocaat-vennoot
t 015/40.49.40 of gitte.laenen@gdena-advocaten.be

Contacteer Roel Van Eetvelt
Advocaat
t 015/40.49.40 of roel.vaneetvelt@gdena-advocaten.be