Op zoek naar de 'Ultimate Beneficial Owner': uw anonimiteit aan diggelen?

Op zoek naar de 'Ultimate Beneficial Owner': uw anonimiteit aan diggelen?

17 oktober 2018

Op 31 oktober 2018 treedt het nieuwe KB betreffende het zogenoemde UBO-register in werking. Vanaf dat ogenblik zullen niet alleen vennootschappen, maar ook vzw's en stichtingen verplicht zijn om de gegevens van hun “uiteindelijke begunstigden” in te voeren in een elektronisch register, register dat tevens raadpleegbaar is door 'elke' burger.

Antiwitwaswetgeving

De vierde Europese antiwitwasrichtlijn (Richtlijn 2015/849) verplicht de lidstaten om te voorzien in een zogenoemd “UBO-register”, zijnde een centraal register waarin gegevens worden opgenomen over vennootschappen/vzw's/andere rechtspersonen en hun achterliggende personen (belangrijke aandeelhouders/andere personen met zeggenschap/hogere personeelsleden) (de zogenoemde “uiteindelijke begunstigden”).

Deze richtlijn werd in België omgezet bij wet van 18 september 2017 (“Wet ter voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten”). Daarbij werd de verplichting om de uiteindelijke begunstigden bekend te maken via het UBO-register onder meer opgenomen in het Wetboek van Vennootschappen (artikel 14/1 en 14/2) en de wet van 27 juni 1921 betreffende de verenigingen zonder winstoogmerk, de stichtingen en de Europese politieke partijen en stichtingen (artikel 58/11 en 58/12).
Voor de effectieve inwerkingtreding van bekendmakingsplicht was het evenwel nog wachten op de verdere uitwerking van de concrete werkingsmodaliteiten voor het register.
Die werkingsmodaliteiten werden recent vastgelegd in het KB van 30 juli 2018 (“Koninklijk Besluit betreffende de werkingsmodaliteiten van het UBO-register”), gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 14 augustus 2018.
Het KB zal in werking treden op 31 oktober 2018. Vanaf dan zullen vennootschappen en verenigingen dus verplicht zijn om de in het KB opgesomde gegevens bekend te maken via het UBO-register.

Bekendmakingsverplichting

De bestuurders van vennootschappen worden voortaan verplicht om - binnen de maand nadat de informatie gekend of gewijzigd is - aan het UBO-register de volgende informatie over elk van de uiteindelijke begunstigden van de vennootschap over te maken:

Persoonlijke gegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, verblijfplaats, datum waarop uiteindelijk begunstigde geworden, Rijksregisternummer of desgevallend vergelijkbaar identificatiemiddel;

Details over de hoedanigheid van uiteindelijke begunstigde: welke categorie (aandeelhouder/zeggenschap via andere middelen/hoger leidinggevend personeelslid), afzonderlijke hoedanigheid of samen met anderen, rechtstreeks of onrechtstreeks, desgevallend aantal tussenpersonen met volledige identificatie, omvang van het uiteindelijke belang in de vennootschap (percentage aandelen - rechtstreeks en/of onrechtstreeks - in de vennootschap).

Gezien bepaalde publieke rechtspersonen - voor alles wat niet-uitdrukkelijk geregeld is in specifieke wetgeving - onder het toepassingsgebied van het vennootschapsrecht vallen, stelt de vraag zich of ook hun bestuurders onder het toepassingsgebied van het UBO-register vallen; noch het KB van 30 juli 2018 noch de anti-witwaswet van 18 september 2017 geeft hierover uitsluitsel.

Wel is zeker dat de bestuurders van vzw's en stichtingen onder het toepassingsgebied van het UBO-register vallen en dat zij voortaan verplicht worden om - binnen de maand nadat de informatie gekend of gewijzigd is - aan het UBO-register de volgende informatie over elk van de uiteindelijke begunstigden van de vzw/stichting over te maken:

Persoonlijke gegevens: naam, geboortedatum, nationaliteit, verblijfplaats, datum waarop uiteindelijk begunstigde geworden, Rijksregisternummer of desgevallend vergelijkbaar identificatiemiddel;

Details over de hoedanigheid van uiteindelijke begunstigde: welke categorie (lasthebber, (dagelijks) bestuurder, stichter van een stichting, hoofdzakelijk belanghebbende van de (oprichting van de) vzw, andere middelen van zeggenschap), afzonderlijke hoedanigheid of samen met anderen.

Zowel bestuurders van vennootschappen, als bestuurders van vzw's en stichtingen hebben bovendien de verplichting om bovenstaande informatie jaarlijks bij te werken.

Sancties

Voor al deze bestuurders geldt dat wanneer zij hun bovenvermelde informatieverplichtingen niet binnen de wettelijk voorziene termijn nakomen, hun persoonlijke aansprakelijkheid in het gedrang komt en zij gesanctioneerd (kunnen) worden met een geldboete van 50 tot 5000 euro (te vermenigvuldigen met de opdeciemen te begrijpen als een geldboete van 400 tot 40.000 Euro).

Raadpleging van het UBO-register

Met betrekking tot vennootschappen zijn de gegevens van het UBO-register toegankelijk voor (i) de bevoegde autoriteiten, (ii) de onderworpen entiteiten in het kader van de nakoming van hun verplichtingen inzake waakzaamheid ten aanzien van de cliënten en (iii) voor elke burger (in beperkte mate en binnen het kader van de GDPR-richtlijn). De toegang tot het register wordt voor deze laatste twee categorieën onderworpen aan de betaling van een administratieve kost.

Voor de raadpleegbaarheid van bepaalde informatie van vzw's en stichtingen bestaat de bijkomende nuance dat niet elke burger de gegevens kan raadplegen. Een persoon-/organisatie zal immers een legitiem belang moeten aantonen. Dit doet zij door te bewijzen dat zij activiteiten uitoefent (desgevallend: een maatschappelijk doel heeft) die verband houden met de strijd tegen het witwassen van geld, de financiering van terrorisme of de verbonden onderliggende criminele activiteiten. De concrete invulling van het begrip 'legitiem belang' zal in de toekomst niet onbelangrijk zijn: denk aan bepaalde media of (onderzoeks-)journalisten die voormelde activiteiten wensen te onderzoeken, etc.

Praktisch

Het nieuwe KB omtrent het UBO-register treedt op 31 oktober 2018 in werking. Concreet zou dit betekenen dat de eerste bekendmaking van de betrokken bestuurders aan het register uiterlijk tegen 30 november 2018 zou moeten gebeuren. De FOD Financiën geeft de informatieplichtingen evenwel tijd tot uiterlijk 31 maart 2019 om de informatie over hun uiteindelijke begunstigden (voor de eerste keer) bekend te maken.

Informatieplichtigen zullen aan hun informatieverplichtingen kunnen voldoen door met een e-ID de nodige informatie in te voeren middels het elektronische platform MyminFin in naam van de betrokken vennootschap/vzw/andere rechtspersoon.

Als diligent(e) (bestuurder van een) vennootschap, vzw, etc. kan u zich al voorbereiden door:

te bepalen tot welke categorieën de uiteindelijke begunstigden van uw organisatie behoren;

alle nauwkeurige en uitvoerige informatie te verzamelen over de uiteindelijk begunstigden en (desgevallend) van alle juridische entiteiten waarvan uw uiteindelijke begunstigden gebruikmaken om zeggenschap over uw organisatie uit te oefenen;

te beschikken over bewijsstukken waaruit blijkt dat uw informatie toereikend, accuraat en actueel is;

te zorgen voor (interne) procedures binnen uw organisatie zodat elke wijziging in de informatie over uw uiteindelijke begunstigden binnen de maand aan het UBO-register wordt overgemaakt.

GD&A Advocaten staat paraat om haar cliënten te begeleiden bij (het voorbereiden van) bovenvermelde bekendmakingsverplichtingen en volgt eventuele verdere ontwikkelingen hieromtrent op de voet.

Auteurs: Sam Van Asch, Michaël Vanpol, Kris Van den Broeck en Bert De Keyser

Meer info?
Contacteer GD&A Advocaten

015/40 49 40
sam.vanasch@gdena-advocaten.be
michael.vanpol@gdena-advocaten.be
kris.vandenbroeck@gdena-advocaten.be