Controle op welzijnsverenigingen: de moeder van de zekerheid?

 Controle op welzijnsverenigingen: de moeder van de zekerheid?

6 februari 2019

Ten gevolge van de inwerkingtreding van het Decreet Lokaal Bestuur op 1 januari 2019, rusten heel wat nieuwe verplichtingen inzake controle en toezicht op de lokale besturen. Een omzendbrief van 14 december 2018 zet de regels inzake het bestuurlijk toezicht en de bekendmakingsplicht voor lokale besturen nog eens op een rij.

Deze nieuwsbrief heeft tot doel een overzicht te geven van welke beslissingen en welke documenten van de welzijnsvereniging, overeenkomstig het Decreet Lokaal Bestuur (hierna: DLB), al dan niet voorafgaandelijk, ter goedkeuring moeten worden voorgelegd aan onder andere het OCMW, de gemeente, de provinciegouverneur, de Vlaamse Regering en welke beslissingen en welke documenten louter ter kennisgeving moeten worden voorgelegd.

1. Bevoegdheidsverdeling

Alvorens in te gaan op de toezicht - en kennisgevingsverplichtingen, is het belangrijk om eerst even stil te staan bij de decretale bevoegdheden van de organen van de welzijnsvereniging. Hierbij wordt opgemerkt dat er los van de decretale bevoegdheden, ook nog bijkomende bevoegdheden middels de statuten kunnen worden toegewezen aan de bestuursorganen.

De algemene vergadering van de welzijnsvereniging is overeenkomstig de bepalingen van het DLB bevoegd voor:

Het goedkeuren van het meerjarenplan en de aanpassingen eraan;

Het vaststellen van de jaarrekeningen;

Het bepalen van de timing en frequentie van het voorleggen van een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, en het kennisnemen van deze opvolgingsrapportering;

Het toekennen van vergoedingen en presentiegelden aan de afgevaardigden in de algemene vergadering en de leden van de raad van bestuur, evenwel zonder afbreuk te doen aan artikel 153, artikel 191 §1 en artikel 474 §2 DLB;

Het aanstellen van onafhankelijke bestuurders en deskundigen in de raad van bestuur;

Het ontslaan van onafhankelijke bestuurders in de raad van bestuur.

De raad van bestuur van de welzijnsvereniging is conform de bepalingen van het DLB bevoegd voor:

- De verantwoordelijkheid en het toezicht over de boekhouding;
- Vaststellen meerjarenplan en aanpassingen eraan;
- Indien (een) onafhankelijke bestuurder(s) wordt/worden aangesteld:

De vereisten vaststellen waaraan kandidaten voor het mandaat van onafhankelijk bestuurder moeten voldoen op het vlak van bekwaamheden, kennis en ervaring;

Een open oproep doen tot kandidaatstelling voor het mandaat van onafhankelijk bestuurder;

De verdiensten van de kandidaat-onafhankelijke bestuurders vergelijken;

Voordracht doen van kandidaat-onafhankelijke bestuurders;

Voordracht doen voor ontslag onafhankelijke bestuurders.

- Indien (een) deskundige(n) wordt/worden aangesteld:

Voordracht van kandidaat-deskundigen.

Doorgaans bepalen de statuten van de welzijnsvereniging dat de raad van bestuur over de volheid van bevoegdheden beschikt. Dit wil zeggen dat de raad van bestuur bevoegd is voor alles dat niet door de regelgeving of door de statuten werd toegekend aan de algemene vergadering. Daarnaast bepalen de statuten gebruikelijk dat de raad van bestuur haar bevoegdheden inzake dagelijks bestuur kan delegeren naar een persoon of een orgaan belast met het dagelijks bestuur.

2. Notulen van de algemene vergadering, de raad van bestuur en het orgaan van dagelijks bestuur

De welzijnsvereniging bezorgt onmiddellijk na elke vergadering van de algemene vergadering en de raad van bestuur een lijst met de besluiten, met een beknopte omschrijving van de daarin geregelde aangelegenheden, aan de voorzitter van het vast bureau van het OCMW dat de gemeente bedient waar de maatschappelijke zetel van de welzijnsvereniging zich bevindt, met het oog op de bekendmaking ervan op de webtoepassing van de gemeente. Er wordt geen informatie verspreid die valt onder de uitzonderingen, vermeld in het Bestuursdecreet van 7 december 2018. Op dezelfde dag als de bekendmaking op de webtoepassing van de gemeente van de lijst met besluiten brengt de welzijnsvereniging de provinciegouverneur op de hoogte van de bekendmaking ervan.

Naast de bekendmaking in het kader van de webtoepassing en de kennisgeving van de bekendmaking in het kader van het algemeen toezicht aan de provinciegouverneur, dienen de notulen van de algemene vergadering en de raad van bestuur alsook de notulen van het orgaan van dagelijks bestuur aan de leden van de raad voor maatschappelijk welzijn ter kennis te worden gebracht.

3. Statutenwijziging

De statutenwijziging is onderworpen aan een voorafgaand gunstig advies van de deelgenoot indien er een verzwaring is van de verplichtingen of een vermindering van zijn rechten als deelgenoot.

De statutenwijziging is onderworpen aan het goedkeuringstoezicht van de Vlaamse Regering. Er is aldus geen goedkeuringstoezicht meer van de gemeenteraad. De Vlaamse Regering heeft een termijn van 90 dagen na de dag van verzending van het dossier door de welzijnsvereniging aan de Vlaamse Regering.

In de praktijk zal de raad van bestuur de statutenwijziging voorbereiden en hieromtrent een besluit nemen. Vervolgens zal aan de deelgenoot - indien nodig - een voorafgaandelijke instemming gevraagd moeten worden. Het dossier wordt nadien voorgelegd aan de algemene vergadering voor goedkeuring. Het integrale dossier (i.e. de statutenwijziging eventueel aangevuld met bijkomende stukken ter staving, goedkeuring van de deelgenoten, besluit van de algemene vergadering) wordt dan overgemaakt aan de Vlaamse Regering voor goedkeuring.

4. Toelating nieuwe deelgenoot

De toelating van (alle) deelgenoten is onderworpen aan een voorafgaande instemming van alle (huidige) deelgenoten.

De toelating van deelgenoten is op zichzelf niet onderworpen aan goedkeuringstoezicht. Doch de toelating zal resulteren in een statutenwijziging, hetgeen wél onderworpen is aan goedkeuringstoezicht van de Vlaamse Regering. (zie supra)

5. Verlenging van de duur van de welzijnsvereniging

Het verlengen van de duur van de welzijnsvereniging is onderworpen aan een voorafgaande instemming van alle (huidige) deelgenoten.

Het verlengen van de duur van de welzijnsvereniging is dienvolgens ook onderworpen aan het goedkeuringstoezicht van de Vlaamse Regering. De Vlaamse Regering heeft een termijn van 90 dagen na de dag van verzending van het dossier door de welzijnsvereniging aan de Vlaamse Regering.

6. Vrijwillige ontbinding

De vrijwillige ontbinding van de welzijnsvereniging is onderworpen aan een voorafgaande instemming van alle (huidige) deelgenoten.

De vrijwillige ontbinding van de welzijnsvereniging is eveneens onderworpen aan het goedkeuringstoezicht van de Vlaamse Regering. De Vlaamse Regering heeft een termijn van 90 dagen na de dag van verzending van het dossier door de welzijnsvereniging aan de Vlaamse Regering.

7. Jaarrekeningen

Nadat de algemene vergadering de jaarrekening heeft vastgesteld, wordt er een afschrift van de vastgestelde jaarrekening binnen twintig dagen bezorgd aan het OCMW.

De raad voor maatschappelijk welzijn kan advies uitbrengen over de jaarrekening van de welzijnsvereniging aan de provinciegouverneur. Als de raad voor maatschappelijk welzijn geen advies verstuurd heeft aan de provinciegouverneur binnen een termijn van vijftig dagen, die ingaat op de dag na de ontvangst van de jaarrekening door het OCMW, wordt hij geacht een gunstig advies te hebben uitgebracht.

De jaarrekening van de welzijnsvereniging moet goedgekeurd worden binnen een termijn van honderdvijftig dagen. Die termijn gaat in de dag nadat de gemeente waar de maatschappelijke zetel van de welzijnsvereniging zich bevindt de provinciegouverneur op de hoogte gebracht heeft van de bekendmaking van de jaarrekening van de welzijnsvereniging én de welzijnsvereniging de digitale rapportering erover aan de Vlaamse Regering heeft bezorgd. Als binnen die termijn geen toezichtbesluit is verzonden, wordt de jaarrekening geacht te zijn goedgekeurd.

8. Beleidsrapporten

De welzijnsvereniging bezorgt onmiddellijk na de behandeling ervan door de algemene vergadering haar beleidsrapporten aan de voorzitter van het vast bureau van het OCMW dat de gemeente bedient waar de maatschappelijke zetel van de welzijnsvereniging zich bevindt, met het oog op de bekendmaking ervan op de webtoepassing van de gemeente.

Gelijktijdig aan de publicatie via de webtoepassing, wordt de provinciegouverneur op de hoogte gebracht van de bekendmaking en eveneens gelijktijdig worden de beleidsrapporten via digitale rapportering aan de Vlaamse Regering bezorgd.

9. Opvolgingsrapportering en verrichte transacties van elk kwartaal

De algemene vergadering bepaalt wanneer hen een opvolgingsrapportering, met een stand van zaken van de uitvoering van het meerjarenplan, wordt voorgelegd.

Er wordt minstens voor het einde van het derde kwartaal een opvolgingsrapportering over het eerste semester van het boekjaar voorgelegd. De statuten of het huishoudelijk reglement kunnen een strengere regeling voorzien. Echter wanneer geen andere regeling is voorzien, dient de raad van bestuur tenzij gedelegeerd, een stand van zaken op te stellen van de uitvoering van het meerjarenplan. In beginsel gaat het over de stand van zaken van het eerste half jaar dewelke uiterlijk voor het einde van het derde kwartaal ter kennis moet gebracht worden aan de algemene vergadering. Daarnaast dient de welzijnsvereniging te rapporteren aan de Vlaamse Regering over de verrichte transacties van elk kwartaal voor het einde van de maand die volgt op het kwartaal

Auteur: Valérie Willems en Ann-Sofie Custers

Meer info?
Contacteer Stéphanie Taelemans

Advocaat-departementshoofd
t 015/40 49 40 of stéphanie.taelemans@gdena-advocaten.be 

WELZIJNSVERENIGING ONDER HET DECREET LOKAAL BESTUUR