Duurzaam-/circulair aanbesteden en aankopen: de behoeftebepaling het product-als-dienstmodel? Sine consilio nihil facias.

Duurzaam-/circulair aanbesteden en aankopen: de behoeftebepaling - het product-als-dienstmodel? Sine consilio nihil facias.

18 september 2019

In aanloop naar de Week van de Duurzame Gemeente lieten wij al eerder ons licht schijnen op de betekenis van duurzaam-/circulair aanbesteden op lokaal niveau (hier). Alvorens te beslissen om een opdracht in de markt te zetten, vangt een duurzaam-/circulair plaatsingsproces in de regel aan met een grondige, voorafgaande behoeftebepaling.

De Overheidsopdrachtenwet van 17 juni 2016 (en het daarbij horende KB Plaatsing van 18 april 2017) regelt de wijze waarop de Vlaamse besturen een opdracht in de markt moeten plaatsen (o.m. ten behoeve van de mededinging), maar schrijft geenszins voor wat concreet dient aangekocht te worden. In het kader van de voorafgaande (interne) behoeftebepaling worden de lokale besturen met andere woorden vrij gelaten.

Ten behoeve van bepaalde duurzaamheids- en circulaire doelstellingen is het in dit verband steeds aangewezen in eerste instantie de zgn. nuloptie te overwegen, met name de optie om niets aan te kopen resp. geen nieuwe overheidsopdracht in de markt te plaatsen. Dit gezien een behoefte mogelijks op een andere wijze kan ingevuld worden dan een nieuwe aankoop of dienstenlevering (bv. efficiënter omgaan met bestaande middelen).

Wijst de voorafgaande behoeftebepaling uit dat het plaatsen van een overheidsopdracht tóch noodzakelijk is, dan moet vervolgens afgevraagd worden wat daadwerkelijk nodig is, en meer in bijzonder of de uitvoering  van een werk of de aankoop van een product vereist is, of dat tevens kan voorzien worden in de behoefte via een dienstverlening. Onverminderd de huidige praktijk is het in vele gevallen immers niet noodzakelijk een werk te laten uitvoeren of product aan te kopen, maar is de aanbestedende overheid in werkelijkheid geïnteresseerd in de functie die het werk of product voor haar kan betekenen.

Het bestellen van licht als dienst, parking als dienst, kantoormaterialen als dienst, ... allen zijn het voorbeelden van het zgn. product-als-dienstmodel, waarbij een aanbestedende overheid als dienst (louter) de beschikking wenst te krijgen over een werk of product zonder gelijktijdig de traditionele eigendom (incl. eigenaarsaansprakelijkheid, onderhouds- en herstellingsplichten, ...) te verwerven.

Hedendaags typevoorbeeld is het idee van 'licht als dienst' (“light as a service”) dat in meerdere steden en gemeenten al werd ingevoerd. In plaats van lichtarmaturen en lampen aan te kopen (en dus de eigendom ervan te verwerven), betaalt de lokale overheid in het kader van deze product-als-dienstverlening voor de afname/ het beschikbaar stellen van een exacte en gegarandeerde hoeveelheid licht gedurende een bepaalde periode (al dan niet gekoppeld aan bepaalde beschikbaarheidskortingen en/of -bonussen).

Samen met de talrijke mogelijkheden om (o.m.) immateriële goederen zoals licht, verwarming, ventilatie, ... als dienst af te nemen, lijken ook de voordelen verbonden aan dergelijke product-als-dienstverlening (voor beide partijen!) talrijk:

Bevordering van duurzaamheid: het product-als-dienstmodel creëert een stimulans voor de ondernemer om producten zo duurzaam mogelijk te maken, vermits duurzame producten het aantal vereiste herstellingen / vervangingen zal verminderen, zodat zijn winst kan gemaximaliseerd worden;

Bevordering van duurzaamheid (bis): het product-als-dienstmodel creëert een opportuniteit voor de ondernemer om dezelfde producten meerdere keren (al dan niet gelijktijdig) in te zetten bij verschillende gebruikers, zodat verspilling en inertie vermeden worden;

Behoefte-invulling zonder eigendom: het product-als-dienstmodel zorgt voor een gegarandeerde invulling van een vastgestelde behoefte bij de aanbestedende overheid zonder (noodzakelijke) eigendomsoverdracht, zodat bepaalde registratieverplichtingen en aansprakelijkheidsrisico's (verbonden aan het eigendomsrecht) achterwege blijven;

Behoefte-invulling zonder onderhouds- of herstellingsplicht: het product-als-dienstmodel wordt gekenmerkt door het feit dat de ondernemer verantwoordelijk zal blijven voor het (goede) functioneren en -indien nodig- herstellen van de ter beschikking gestelde werken of producten gedurende de looptijd van de opdracht, zodat blijvend kan genoten worden van het product-als-dienstverlening;

(In beginsel) verminderde prijszetting: het product-als-dienstmodel zal in beginsel aangeboden worden tegen een (gespreide) vergoeding en dit -bij voorkeur- met inachtneming van inkomsten uit het mogelijke hergebruik van de ter beschikking gestelde werken/producten na afloop van de initiële opdracht;

Indien de markt hierin voorziet, kan het aldus aangewezen voorkomen eerder een overheidsopdracht voor diensten (cfr. het “product-als-dienst” model) in de markt te plaatsen in plaats van de gebruikelijke overheidsopdracht voor werken of leveringen (die in eigendom worden verworven).

Samen met de vraag of de markt daadwerkelijk in een dergelijk “product-als-dienst” model voorziet, zal het in vele gevallen echter geen sinecure betreffen om de vastgestelde behoefte  in al zijn duurzame-/circulaire onderdelen op te lijsten (Hoe zorgen we ervoor dat wat we inkopen na de gebruiksfase de hoogst mogelijke waarde heeft? Hoe lang moet het product idealiter functioneren? Willen we betalen voor het gebruik van een product of louter voor het ter beschikking hebben van een product? ...?).

Teneinde het marktaanbod te verkennen en zicht te krijgen op de duurzame-/circulaire producten of diensten die momenteel voorhanden zijn, kan het zinvol geacht worden een verkennende marktconsultatie te organiseren; tevens het onderwerp van een volgende nieuwsbrief in deze reeks.

Heeft u echter bepaalde vragen over de behoeftebepaling bij het duurzaam-/circulair aanbesteden en aankopen of over het beschreven product-als-dienstmodel? Als juridische partner van de lokale besturen bestudeerde GD&A Advocaten de voorbije maanden zorgvuldig de do's and don'ts van het duurzaam-/circulair aanbesteden, zodat u steeds -geheel vrijblijvend- contact kan opnemen met één van de onderstaande advocaten.

Meer info bij de onderstaande auteurs

Contacteer Wouter Rubens
Advocaat
t 015/40 49 40 of wouter.rubens@gdena-advocaten.be

Contacteer Willem-Jan Ingels
Advocaat
t 015/40 49 40 of willemjan.ingels@gdena-advocaten.be

Contacteer Gitte Laenen
Advocaat-vennoot
t 015/40 49 40 of gitte.laenen@gdena-advocaten.be      

Contacteer Cies Gysen
Advocaat-vennoot
t 015/40 49 40 of cies.gysen@gdena-advocaten.be