Audit Vlaanderen voerde bij enkele besturen de thema-audit “Gemeentelijke premies, subsidies en toelagen” uit. Premies, subsidies en toelagen die de gemeenten in de vorm van financiële transacties aan burgers, verenigingen of handelaars uitkeren, werden onder de loep genomen. Dit kunnen subsidies zijn op basis van een reglement of subsidies op naam die met het bedrag zijn ingeschreven in het meerjarenplan (nominatieve subsidies).

De volgende knelpunten werden door Audit Vlaanderen gedetecteerd:

  • Onvoldoende kwaliteitsvolle of te weinig aanvragen omdat de doelgroepen niet op de hoogte zijn van de subsidiemogelijkheden of omdat de aanvraagprocedure onvoldoende laagdrempelig is.
  • Een ongelijke behandeling van begunstigden omdat de organisatie onvoldoende maatregelen neemt om het subsidieproces objectief te organiseren.
  • Een onrechtmatige uitkering van subsidies door gebrekkige subsidiereglementen of door het niet-naleven van deze reglementen of andere regelgeving (bv. regelgeving rond overheidsopdrachten).
  • Een niet-effectieve en inefficiënte besteding van middelen omdat de gemeente haar subsidies te weinig inzet voor de realisatie van haar beleid.
  • Een laattijdige en/of incorrecte uitkering van subsidies omdat de organisatie onvoldoende maatregelen neemt om het proces efficiënt te organiseren.

Deze thema-audit werd slechts bij enkele besturen uitgevoerd. Het is evenwel van belang dat ook andere besturen hiermee aan de slag gaan.

Sommige subsidiereglementen gaan inderdaad al jaren mee zonder dat het bestuur een evaluatie maakt of deze reglementen nog steeds de actuele beleidsdoelstellingen optimaal ondersteunen. Mogelijks is het nodig om enkele klemtonen te verleggen.

Bij het toekennen van nominatieve subsidies blijkt soms dat ook andere organisaties zich in een gelijkaardige situatie bevinden en misschien ook een subsidie zouden moeten kunnen aanvragen. In dat geval kan misschien beter worden overgestapt naar een reglement.

Het komt voor dat van de subsidiegenieter bepaalde diensten worden gevraagd als tegenprestatie voor de toegekende subsidie. Dan rijst de vraag of de subsidie niet eerder moet worden aangemerkt als een vergoeding in het kader van een overheidsopdracht, ingevolge waarvan het naleven van de toepasselijke regelgeving noodzakelijk wordt. Ook de fiscus, de btw-administratie in het bijzonder, zou dan haar aandeel kunnen opeisen.

De Wet van 14 november 1983 betreffende de controle op de toekenning en op de aanwending van sommige toelagen wordt niet steeds correct toegepast. Hoe beoordeelt het bestuur de subsidieaanvragen in functie van inhoud en vorm? Welke rapportering vraagt het bestuur aan de subsidiegenieters? Hoe handelt het bestuur wanneer de vereiste info niet wordt verkregen?

Verder is het ook belangrijk om na te gaan hoe het bestuur omgaat met de persoonsgegevens die het van de subsidiegenieters ontvangt wanneer zij subsidies aanvragen of over de aanwending van de verkregen subsidies rapporteren. Aandacht voor privacy- en GDPR-regels is hier op zijn plaats.

Tot slot wijzigde de bevoegdheidsverdeling tussen de verschillende organen op het vlak van subsidies met het Decreet over het lokaal bestuur. Bijkomend volstaat de loutere opname van de nominatieve subsidies in de beleidsrapportering niet langer, doch dient de gemeenteraad deze afzonderlijk vast te stellen.

GD&A Advocaten staat als strategische partner voor de lokale besturen garant voor een multidisciplinaire aanpak van de opdracht. Raakvlakken met andere disciplines zoals bijvoorbeeld fiscaal recht, overheidsopdrachten en bestuursrecht komen dan ook vaak voor.

GD&A Advocaten ontwikkelde een subsidiescan om deze valkuilen te omzeilen. De andere kant opkijken, kan vandaag niet meer worden verantwoord. Een degelijke opvolging van uitgekeerde subsidies is een acute noodzaak. Indien uw bestuur hiervoor interesse heeft, is GD&A Advocaten graag bereid om voor één of meerdere van deze diensten een voorstel op maat van uw bestuur te formuleren:

  • Screening en redactie subsidiereglementen
  • Screening besluiten nominatieve subsidies
  • Screening aanvraag-, controle- en uitbetalingsproces
  • Nagaan of bepaalde nominatieve subsidies moeten worden aangemerkt als overheidsopdracht
  • Nagaan of bepaalde subsidies aan de btw moeten worden onderworpen