Junior financieel medewerker kantoor Mechelen

Job omschrijving

Als junior financieel medewerker ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van de financiële administratie van ons kantoor. Je werkt nauw samen met de senior financieel medewerker en het management om de facturatie, de boekhouding en de rapportage van de financiële gegevens te verzorgen. Je bent accuraat, flexibel, klantgericht en professioneel.

Binnen het financieel team neem je volgende taken en verantwoordelijkheden op :

• Je maakt facturen op basis van de WIP-lijsten (work in progress) of ad hoc verzoeken van de advocaten. Je houdt rekening met de verschillende tarieven, betalers, provisies, creditnota’s en facturen voor webinars en testfacturen.
• Je maakt begeleidende brieven voor de facturen die met tussenkomst van een verzekering worden verstuurd. Je zorgt voor een correcte adressering en aanhef van de cliënt en de verzekeraar.
• Je verzendt de facturen per post, per e-mail of via e-facturatie, afhankelijk van de voorkeur van de cliënt. Je bewaakt de tijdige verzending en ontvangst van de facturen.
• Je maakt WIP-lijsten op voor de advocaten, zodat zij inzicht hebben in de stand van zaken van hun dossiers en de te factureren uren en kosten.
• Je volgt de vragen van de cliënten en de advocaten op over de facturen, de betalingen, de tarieven en de prestaties. Je beantwoordt de vragen op een vriendelijke en professionele manier.
• Je volgt de goedkeuring van de prestaties op bij de cliënten, met of zonder budgetbeheer. Je signaleert eventuele afwijkingen of problemen en lost deze op in overleg met de collega’s van het financieel team of het management.
• Je controleert het correcte tarief, betaler en andere gegevens bij het openen van een nieuw dossier. Je voert eventuele wijzigingen door in het systeem (Dlex).
• Je wijst de verkoopfacturen analytisch toe aan de juiste kostenplaatsen en grootboekrekeningen. Je zorgt voor een correcte verwerking in de boekhouding.
• Je verzamelt en stelt de facturatievoorkeuren van de cliënten in in Dlex. Je houdt ook een overzicht bij in Excel van de specifieke afspraken en voorwaarden per cliënt.
• Je maakt een lijst op van de provisiefacturen ter voorbereiding van credit & collection.
• Je sluit de dossiers af in Dlex nadat de facturatie en de betaling zijn afgerond. Je archiveert de financiële documenten volgens de geldende procedures.
• Je volgt de derdenrekening op, op basis van de input van de advocaten. Je controleert de ontvangsten en de uitgaven van de derdenrekening.
• Je boekt de inkomende facturen van de leveranciers in de boekhouding. Je controleert de facturen op juistheid en volledigheid. Je zorgt voor de goedkeuring en de betaling van de facturen
• Je werkt de lijst bij van de klanten met vaste tarieven. Je zorgt voor een correcte toepassing van de tarieven bij de facturatie.

Profiel

Je bent een enthousiast juniorprofiel dat beschikt over de nodige skills om voormelde taken uit te voeren. Je bent nauwkeurig, betrouwbaar en integer. Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie. Mensen omschrijven jou als flexibel, proactief en leergierig. Je voelt je als in een vis in het water in een omgeving waar men snel schakelt, korte communicatielijnen hanteert en iedereen druk bezig is. Je bent een sterke teamplayer maar kan ook goed alleen je plan trekken.

Aanbod

Je wordt tewerkgesteld in een dynamisch en snelgroeiend advocatenkantoor waar een aangename, no-nonsense sfeer heerst. Er wacht jou een job met veel verantwoordelijkheid en afwisseling.
Je collega’s zijn allemaal gedreven, energieke en positieve mensen die naast hard werken zeker ook in zijn voor wat plezier op tijd en stond.
Je krijgt alle ruimte om mee te werken aan de verdere groei van het kantoor en ook echt mee je stempel te drukken op de toekomst.
Je kantoor is goed gelegen, vlot te bereiken zowel met de wagen als met het openbaar vervoer.
Je komt terecht in een sfeer van “get the job done”, flexibele werkuren en thuiswerk zijn dus zeker bespreekbaar.
Deze functie is zowel mogelijk op voltijdse basis als deeltijds (4/5de of andere).
Ben jij de ideale kandidaat, dan ligt er een marktconforme verloning op jou te wachten, die meegroeit in functie van je verworven kennis en vaardigheden.

Interesse?

Ben je geprikkeld door deze vacature en wil je het team vervoegen, stuur dan je motivatiebrief en CV naar Stéphanie Taelemans via stéphanie.taelemans@gdena-advocaten.be