In het kader van de Week van de Duurzame Gemeente schenen wij een licht op de zinvolheid van duurzaam-/circulair aankopen op lokaal niveau (hier), de voorafgaande behoeftebepaling (hier, hier en hier) én de (functionele) behoefteomschrijving in de opdrachtdocumenten (hier) én de selectiefase en-criteria van het duurzaam-/circulair aankopen (hier). Daarbij werd geconcludeerd dat het duurzame-/circulaire karakter van een overheidsopdracht in grote mate zal moeten gevrijwaard worden in de gunningsfase, meer in bijzonder aan de hand van de gunningscriteria.

De gunningscriteria vormen de basis voor een vergelijkende beoordeling van de kwaliteit van de offertes en bevatten de inhoudelijke criteria voor de keuze van de beste aanbieding. Daarbij worden overheidsopdrachten niet per sé gegund tegen de laagste prijs. Zoals art. 81, §1 Overheidsopdrachtenwet bepaalt, gaat de aanbestedende/aankopende entiteit op zoek naar de zgn. ‘economisch meest voordelige offerte’, dewelke wordt vastgesteld op basis van (i) de prijs, (ii) de kosten en/of (iii) de beste prijs-kwaliteitsverhouding.

De meest courante gunningscriteria ter beoordeling van de economisch meest voordelige offerte zijn de (technische) kwaliteit, de prijs, de technische waarde, de esthetische en functionele kenmerken, de milieukenmerken en de uitvoeringstermijn.

Ter vrijwaring van de duurzaamheid-/circulariteit lijkt het op het eerste gezicht evenwel noodzakelijk – desgevallend in aanvulling op voormelde gunningscriteria - dat een aanbestedende overheid, bij de beoordeling, extra punten kan toekennen voor meer duurzame-/circulaire offertes. Deze extra punten belonen alsdan ‘nice to haves’, met name duurzame-/circulaire kenmerken van de offerte die verder gaan dan de technische minimumvoorwaarden.

Deze duurzame-/circulaire overwegingen lijken vooreerst via het prijscriterium in aanmerking genomen te kunnen worden, te weten via de techniek van de levenscycluskosten. Hierbij worden niet enkel de aankoopprijs en de direct daaraan verbonden kosten in aanmerking genomen (levering, installatie, …) voor de beoordeling van offerte, maar worden ook de operationele kosten (energieverbruik, onderhoudskosten, …), kosten die toe te schrijven zijn aan externe milieueffecten (bv. verontreiniging veroorzaakt door het product of de productie ervan) en de kosten bij het einde van de initiële levensduur van het product (kosten van verwijdering, hergebruik, …) in rekening gebracht.

Door rekening te houden met al deze kosten (zgn. total cost of ownership) kunnen mogelijks financiële en onderhoudswinsten worden geboekt, nu de keuze voor (meer) duurzame-/circulaire materialen gebruikelijk zal leiden tot lagere onderhoudskosten.

Problematisch in dit verband lijkt evenwel dat bepaalde duurzame-/circulaire oplossingen zich in de praktijk nog niet bewezen hebben en de kosten ervan speculatief kunnen zijn, zodanig dat de aanbestedende overheid met extra onzekerheden en/of risico’s wordt opgezadeld. Een mogelijke manier om deze innovatieve oplossingen een kans te geven is daarom de aanstelling van een comité van experts die de offertes beoordelen en een inschatting maken over de waarschijnlijkheid van toekomstige kosten.

Naast de levenscycluskosten voorziet art. 81, §2, 3° Overheidsopdrachtenwet daarom dat een aanbestedende overheid tevens “sociale- milieu- en innovatieve kenmerken, de handel en de voorwaarden waaronder deze plaatsvindt”, kan aanwenden als kwalitatief gunningscriterium, voor zover deze verband houden met het voorwerp van de opdracht. Daarbij wordt het verband met het voorwerp van de opdracht van milieugerelateerde gunningscriteria zeer breed ingevuld, zodat een grote speelruimte voor de aanbestedende overheid wordt gelaten om duurzame-/circulaire kenmerken uit te werken in de gunningscriteria.

Zo zou het gebruik van duurzame-/circulaire gunningscriteria het mogelijk maken om inschrijvers met een (meer) duurzame-/circulaire offerte een betere score toe te kennen bij de beoordeling. Indien de aanbestedende overheid diverse minimumeisen wenst op te nemen in de opdrachtdocumenten, kan er bv. voor geopteerd worden de technische specificaties te beperken tot een minimumeis om vervolgens via de gunningscriteria de inschrijvers te belonen die deze minimumeis in hun inschrijving overtreffen. In voorkomend geval kunnen extra punten worden toegekend naarmate de duurzame-/circulaire kenmerken van een offerte hoger liggen of naarmate specifieke vooropgestelde drempels inzake duurzaamheid-/circulariteit behaald worden.

Ingeval als (specifieke) technische specificatie wordt geëist dat de gebruikte materialen voor de bouw van een duurzame-/circulaire constructie voor minstens 60% uit gerecycleerde componenten dienen te bestaan, kunnen via een gunningscriterium punten (van bv. 1 tot 20) worden toegekend voor elke 2% dat het minimumpercentage wordt overtroffen;

Wanneer de behoefteomschrijving in de opdrachtdocumenten eerder functioneel van aard is (bv. aan de hand van prestatie-eisen), lijkt het minder evident voormelde “soort van gunningscriteria” toe te passen nu de uitkomst van de opdracht minder rigide is vastgelegd. In voorkomend geval lijkt het aangewezen een meer algemeen gunningscriteria in rekenschap te brengen. Uitgaande van een (circulair) “product-als-dienst” model zouden in dit verband (bv.) volgende algemene circulaire gunningscriteria kunnen gehanteerd worden teneinde de circulariteit van een bepaalde inschrijving te beoordelen:

“1.7. Circulaire economie – Plan van aanpak bij het einde van de Opdracht – Continuïteit van de dienstverlening (x-aantal punten)

De inschrijver voegt bij zijn voorstel een plan van aanpak waarin hij minstens aangeeft hoe de restwaarde van de materialen bij het einde van de opdracht een invloed heeft op de prijssetting. Hij stelt hierbij tevens een aankoopoptie in hoofde van de aanbestedende overheid voor.

De inschrijver dient tevens zijn visie te geven aangaande het hergebruik van materialen van de materialen en hoe deze te waarborgen bij einde van het contract. Tevens dient de Inschrijver aan te geven op welke wijze de continuïteit van de verkeersverbinding wordt verzekerd aan de aanbestedende overheid en gebruikers op het einde van de opdracht en op welke wijze deze overgang wordt georganiseerd, en dit steeds met inachtneming van de vereiste veiligheidsniveaus.

Aangezien de aanbestedende overheid de circulaire economie en duurzaamheid hoog in het vaandel draagt, dienen bij einddatum van de opdracht de opgerichte constructies op een duurzame wijze verwijderd en hergebruikt te worden. De inschrijver dient zijn visie en werkwijze dienaangaande in zijn plan van aanpak op te nemen.

Beoordeling

Voor dit criterium zal één gemotiveerde score worden toegekend.

Aan een offerte die “uitstekend” scoort, worden tussen x-x punten toegekend.
Aan een offerte die “zeer goed” scoort, worden tussen x-x punten toegekend.
Aan een offerte die “goed” scoort, worden tussen x-x punten toegekend.
Aan een offerte die “onvoldoende” goed scoort, worden tussen x-x punten toegekend.
Aan een offerte die “zwaar onvoldoende” scoort, worden minder dan x punten toegekend.”

Heeft u bepaalde vragen over de gunningsfase en -criteria in het kader van het duurzaam-/circulair aankopen? Als juridische partner van de lokale besturen bestudeerde GD&A Advocaten de voorbije maanden zorgvuldig de do’s and dont’s van het duurzaam-/circulair aanbesteden, zodat u steeds -geheel vrijblijvend- contact kan opnemen met één van de advocaten.