Telkens bij het begin van een nieuwe gemeentelijke legislatuur worden de verzelfstandigde entiteiten, en dus ook de OCMW-verenigingen onder het vergrootglas gehouden. GD&A Advocaten reikt een checklist aan, waarmee u de to-do's overzichtelijk kan opvolgen. We foccusen hierbij in hoofdzaak op de welzijnsverenigingen en maken de vergelijking met de privaatrechtelijke OCMW-verenigingen (vereniging voor sociale dienstverlening en woonzorgvereniging).

Samenstelling van de organen

Het mandaat van de vertegenwoordigende leden van de OCMW-raad in de organen van de OCMW-verenigingen eindigt van rechtswege op de eerste algemene vergadering na de installatievergadering van de nieuwe OCMW-raad.

De nieuwe OCMW-raad moet dus zo snel mogelijk zijn nieuwe vertegenwoordigers verkiezen. Dat gebeurt bij geheime stemming en in één enkele stemronde. Elk OCMW-raadslid beschikt daarbij over één stem. Bij staking van stemmen is de jongste kandidaat in jaren verkozen. Dus ook wanneer de statuten zouden bepalen dat de voltallige OCMW-raad vertegenwoordigd is in de AV, dan nog moet er een aparte aanwijzing gebeuren met dito besluit.

Specifiek voor de raad van bestuur van de Welzijnsvereniging (WV) bepaalt het DLB:

• dat indien alle leden van de WV openbare rechtspersonen zijn, het aantal leden van de raad van bestuur maximum 15 bedraagt;
• dat maximum twee derden van de leden van hetzelfde geslacht mag zijn (ook de onafhankelijke bestuurders worden meegeteld voor het genderquorum !).

De van rechtswege beëindiging van de leden van de Raad van Bestuur slaat niet op de eventuele onafhankelijke bestuurders die in de Welzijnsvereniging zetelen, tenzij de statuten dit anders zouden bepalen. Voor wat betreft de verenigingen voor sociale dienstverlening en de woonzorgverenigingen stelt artikel 511 DLB dat het mandaat van alle vertegenwoordigers van het OCMW van rechtswege eindigt (dus ook van de eventuele deskundigen). Het mandaat van de vertegenwoordigers van de private deelgenoten eindigt in principe niet na de installatie van de nieuwe OCMW-raad, tenzij de statuten anders zouden bepalen.

De verkiezing van de voorzitter (en eventueel ondervoorzitter(s)) is niet decretaal geregeld. Hiervoor moet dus gekeken worden naar de statuten.

Publicatie bestuurdersinformatie

Een welzijnsvereniging is als publiekrechtelijke vereniging niet verplicht om de benoeming en het ontslag van haar bestuurders te publiceren in het KBO of in het Belgisch Staatsblad, noch volgens het Wetboek economisch recht (WER), noch volgens het DLB.^[1]

Echter is het wel steeds mogelijk dat de WV ervoor kiest om haar bestuurdersinformatie toch te publiceren. De informatie kan immers steeds op basis van de normen van openbaarheid van bestuur opgevraagd en verkregen worden.

De privaatrechtelijke OCMW-verenigingen die een rechtsvorm hebben aangenomen conform het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen, dienen uiteraard de publicatieverplichtingen uit het WVV na te leven.

Evaluatie als OCMW-vereniging

De welzijnsvereniging moet zich in de loop van het eerste jaar van de legislatuur tegen het licht houden, en een evaluatieverslag voorleggen aan de OCMW-raad/raden. Dit verslag omvat een “evaluatie van de verzelfstandiging”. Binnen de drie maanden moet(en) de OCMW-raad/raden zich hierover uitspreken.

Nergens is bepaald welke minimale aspecten moeten geëvalueerd worden. Zonder limitatief te zijn, lijken de hierna volgende thema’s alvast als leidraad bij een evaluatie te kunnen worden gehanteerd:

• Inhoudelijke werking
  • staat van de infrastructuur en materialen;
  • personeel: personeelsverloop, -krapte, vrijwilligerswerking, tevredenheid, rechtspositieregeling, enz.;
  • doelgroep(en): demografische evolutie, tevredenheid, evolutie in verwachtingen, enz. ;
  • evolutie zorgaanbod in de (zorg)regio;
  • sluit de werking in realiteit nog aan op de statutaire doeleinden waarvoor de WV is opgericht?
• Landschapstendensen
  • integratie SDG’s;
  • digitale transitie;
  • nieuwe zorgconcepten;
  • relevante recente/nieuwe wetgeving (decreet BOA, wet patiëntenrechten, …).
• Interne werking
  • slagkracht algemene vergadering/raad van bestuur;
  • rol en profiel van eventuele onafhankelijke bestuurders en/of deskundigen;
  • presentiegelden en onkosten;
  • een evaluatie van de regels voor het aangaan van verbintenissen, de kredietbewaking, de wetmatigheidscontrole en de ondertekening van de girale betalingsorders;
  • in hoeverre voldoet de werking aan de Leidraad Organisatiebeheersing voor lokale besturen?
  • GDPR-proof?
• Relatie WV met OCMW(‘s)/deelgenoten:
  • financiële doelstellingen / afstemmen MJP deelgenoten en MJP welzijnsvereniging
  • taak-/rolverdeling lokaal bestuur vs. verzelfstandigde entitei;
  • wijze waarop het OCMW op de hoogte wordt gebracht van de agenda van de organen en van de notulen
  • blik op (nieuwe) samenwerkingsverbanden/schaalvergroting.

Voor de privaatrechtelijke OCMW-verenigingen voorziet het DLB geen verplicht evaluatiemoment. Het getuigt evenwel van behoorlijk bestuur om ook deze verzelfstandigde entiteiten te evalueren, rekening houdende met het contractueel/statutair kader dat samen met de private partner(s) werd opgesteld en de bepalingen uit het Wetboek Vennootschappen en Verenigingen.

Beheersovereenkomst

Indien de relatie tussen de OCMW-vereniging en de OCMW(‘s)/deelgenoten uitgeschreven is in een beheersovereenkomst, vergeet dan zeker niet de duurtijd van deze overeenkomst na te kijken. Vaak is contractueel voorzien dat de beheersovereenkomst eindigt, dan wel is er een verlengings-/wijzigingsmoment bij de vernieuwing van de legislatuur.

De evaluatie die van de verzelfstandiging wordt gemaakt, kan ook aanleiding geven tot een aanpassing van de beheersovereenkomst. Indien er verschillende betrokken partijen bij de overeenkomst zijn, zullen deze aanpassingen enkel mogelijk zijn mits goedkeuring van de contractspartners.

Eventueel onafhankelijke bestuurders en/of deskundigen

Het DLB laat toe dat de algemene vergadering van de WV onafhankelijke bestuurders kan aanstellen als stemgerechtigde leden van de raad van bestuur. Het initiatief moet komen vanuit de raad van bestuur, die de vereisten vaststelt waaraan de kandidaten moeten voldoen en een open oproep tot kandidaatstelling organiseert. Uit de hiervoor voorgeschreven evaluatie kan blijken dat het opportuun is om één of meerdere onafhankelijke bestuurders aan te stellen (opgelet met het maximum aantal leden !), of kan blijken dat het profiel ervan best zou wijzigen.

Hetzelfde geldt voor de eventuele deskundigen, die met raadgevende stem zetelen in de raad van bestuur van de welzijnsvereniging. Deze worden na gezamenlijk overleg voorgedragen door de raad van bestuur en door de algemene vergadering benoemd.

De deskundigen in de welzijnsvereniging zijn niet te verwarren met de deskundigen die als stemgerichte bestuurder zetelen in de vereniging voor sociale dienstverlening of in de woonzorgvereniging. Deze bestuurders worden als vertegenwoordiger van het OCMW samen met de OCMW-raadsleden/bestuurders aangeduid door de betrokken OCMW-raad.

(BBC-)Meerjarenplan

Parallel met de formele evaluatie en zoals ook bij de lokale besturen het geval is, zal de welzijnsvereniging ook een meerjarenplan moeten uitwerken volgens de BBC-bepalingen. De raad van bestuur van de welzijnsvereniging legt deze vast en legt ze ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering.

Heeft uw lokaal bestuur of vereniging bijstand nodig bij de installatie van de vernieuwde organen, dan wel bij de opmaak van een evaluatieverslag voor de OCMW-vereniging, GD&A is graag bereid om uw bestuur bij deze werkzaamheden te begeleiden.

Wij bieden u alvast een handige checklist:

Wil u graag een offerte? Stuur ons dan een vrijblijvend bericht.

Checklist

• Organen opnieuw samenstellen
• Evaluatie OCMW-verenigingen
• Aanpassing/verlenging beheersovereenkomst
• Check of statuten nog accuraat zijn
  • Statutaire doelstelling nakijken
  • Decreet over het lokaal bestuur
  • WVV voor privaatrechtelijke OCMW-verenigingen
• Checklist financiële doelstellingen i.k.v. opmaak MJP
• Checklist publicaties in KBO
• Checklist profiel onafhankelijke bestuurders / deskundigen

[1] Antwoord van Vlaams minister Bart Somers op de schriftelijke vraag nr. 173 van 2 februari 2023 van Brecht Warnez.