Belangrijk bericht voor private en publiek rechtspersonen die een orgaan van bestuur of een algemene vergadering hebben. Op 9 april 2020 werd het Koninklijk besluit nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie gepubliceerd. Dit besluit bevat een reeks facultatieve maatregelen die de mogelijkheid geven om tijdelijk af te wijken van normale regels voor het houden van algemene vergaderingen.

Zoals reeds aangekondigd in onze nieuwsbrief van 3 april 2020 zat er een nieuw besluit van de federale regering in de pijplijn om tegemoet te komen aan de onzekerheden omtrent de organisatie van algemene vergaderingen tijdens deze bijzondere periode. Wat te doen met een aankomende algemene vergadering en hoe kunnen we deze virusvrij organiseren? Het nieuwe KB nr. 4 van 09 april 2020 tracht hier een oplossing te bieden met een aantal bijzondere maatregelen die (voorlopig) gelden van 1 maart 2020 tot en met 3 mei 2020.

Nu de fysieke samenkomst van de algemene vergadering in tijden van “social distancing” niet evident en misschien zelfs onmogelijk is, biedt het nieuwe KB nr. 4 van 9 april 2020 enkele bijzondere regelingen die moeten helpen om te komen tot een werkbare oplossing.

Het besluit geldt voor zowel private als publiekrechtelijke rechtspersonen:

• vennootschappen, verenigingen en stichtingen, met inbegrip van alle rechtspersonen die slecht in subsidiaire orde vallen onder het WVV (bijv. publiekrechtelijke rechtspersonen); en
• rechtspersonen in het leven geroepen door/krachtens een bijzondere wet of bijzonder reglement, voor zover zij een orgaan van bestuur of een algemene vergadering hebben.

De bijzondere maatregelen zijn facultatief en het komt aan het bestuursorgaan toe om te beslissen welke werkwijze de meest aangewezen is voor de vennootschap/vereniging in kwestie.

De regeling geldt voorlopig voor de periode van 1 maart 2020 tot en met 3 mei 2020 (weliswaar met mogelijkheid tot eventuele verlenging in functie van de verdere evoluties). Het bijhorende verslag aan de Koning verduidelijkt dienaangaande dat de regeling toepasbaar is op:

• alle vergaderingen die tussen 1 maart en 3 mei worden bijeengeroepen (ook indien de vergadering zelf plaats zou vinden na 3 mei);
• alle vergaderingen die tussen de datum van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad (9 april) en 3 mei moeten worden gehouden; en
• alle vergaderingen die tussen 1 maart en de datum van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad (9 april) hadden moeten zijn gehouden op grond van een wettelijke of statutaire regel maar die niet gehouden zijn.

Een eerste optie bestaat er in de vergadering te laten plaatsvinden, maar in omstandigheden die verzoenbaar zijn met de voorschriften inzake “social distancing”.

Hierbij krijgt het bestuursorgaan de mogelijkheid om, zelfs zonder enige statutaire machtiging, aan de deelnemers van de algemene vergadering op te leggen om verplicht:

• op afstand te stemmen; en/of
• een volmacht te verlenen, waarbij het bestuursorgaan zelf een persoon kan aanwijzen als volmachthouder die namens de aandeelhouder of het lid zal stemmen conform de steminstructies .

Wanneer gebruik gemaakt wordt van voormelde maatregelen kan het bestuursorgaan, wanneer zij niet kan garanderen dat de maatregelen ter bestrijding van het coronavirus kunnen worden nageleefd, iedere fysieke aanwezigheid verbieden voor aandeelhouders, leden of andere personen die het recht hebben de algemene vergadering bij te wonen. Hierbij wordt een uitzondering gemaakt voor de leden van het eventuele bureau van de algemene vergadering (als dit samengesteld wordt), de leden van het bestuursorgaan, de commissaris en de eventuele volmachthouder, die evenwel ook geldig op afstand kunnen deelnemen.

Het bestuursorgaan kan hierbij een elektronisch communicatiemiddel (bijv. telefonische- of videoconferentie) ter beschikking stellen om de vergadering bij te wonen.

Het bestuursorgaan kan ook opleggen dat eventuele vragen schriftelijk worden overgelegd, desgevallend ten laatste de vierde dag die de dag van de algemene vergadering voorafgaat. Deze vragen dienen dan schriftelijk te worden beantwoord ten laatste op de dag van de algemene vergadering maar vóór de stemming (of mondeling indien de algemene vergadering uitgezonden wordt via een telefonische- of videoconferentie).

Het bestuursorgaan kan elke bijeenroeping die reeds werd bekendgemaakt of verstuurd wijzigen met het oog op de toepassing van bovenstaande maatregelen of om de plaats van de algemene vergadering te wijzigen. Dit kan zonder dat de gebruikelijke bijeenroepings- en deelnemingsformaliteiten opnieuw moeten worden toegepast.

Opgelet: Wanneer de beslissingen van de algemene vergadering bij authentieke akte moeten worden vastgesteld, zal er wel een fysieke verschijning voor de notaris dienen te gebeuren. Dit kan door een enkel lid van het bestuursorgaan, daartoe gemachtigd, of elke andere persoon aan wie hij daartoe een volmacht geeft in het geval van een stemming op afstand. Wanneer gewerkt wordt met een volmachthouder dan volstaat de aanwezigheid van de volmachthouder.

Een tweede optie bestaat er in de algemene vergadering uit te stellen. De voorgeschreven termijnen in het WVV omtrent de goedkeuring en neerlegging van jaarrekeningen worden dan verlengd met een termijn van 10 weken. De uitgestelde vergadering zal beschouwd worden als een nieuwe vergadering voor de toepassing van de regels met betrekking tot de bijeenroeping, de meldingen van deelneming, de volmachten, de stemming, …

Ook deze mogelijkheid geldt voor algemene vergaderingen die reeds bijeengeroepen zouden zijn.

Opgelet: de uitstelmogelijkheid geldt niet voor algemene vergaderingen die werden bijeengeroepen wanneer het nettoactief negatief is of dreigt te worden, of die werden bijeengeroepen door of op verzoek van de commissaris of op verzoek van de aandeelhouders/leden.

Wat betreft vergadering van bestuursorganen, verwijst het KB tot slot nog kort naar de mogelijkheid om:

• schriftelijk te besluiten: niettegenstaande andersluidende statutaire bepaling, kan elke beslissing van een collegiaal bestuursorgaan genomen worden bij eenparig besluit met schriftelijke weergave;
• telefonisch/digitaal te vergaderen: elke vergadering van het bestuursorgaan kan, zelfs zonder statutaire machtiging, gehouden worden door middel van elk telecommunicatiemiddel dat een gezamenlijke beraadslaging toelaat. Hieronder begrijpt men bijvoorbeeld telefonische- en videoconferenties.

Het dient benadrukt te worden dat de mogelijkheden waarin het KB voorziet slechts een facultatieve regeling betreffen. Wordt hiervan geen gebruik gemaakt, dan gelden de klassieke regels zoals deze van toepassing zijn in normale omstandigheden.

GD&A Advocaten staat klaar om zowel publieke als private rechtspersonen te ondersteunen bij het kiezen van een gepaste oplossing en het uitwerken van de betreffende formaliteiten.